Een LVS is in feite een schooldossier.
Het kan gearchiveerd zijn in de vorm van een mappensysteem in een dossierkast
maar ook in de vorm van een geautomatiseerd systeem.
De wettelijke bewaartermijn van
dossiergegevens is 5 jaar.
Bij het gebruik van een LVS is de
school -vertegenwoordigd door de directeur, in opdracht handelend van de eindverantwoordelijke,
het bevoegd gezag- de opdrachtgever. De opdrachtgever is de persoon die de kosten
betaald. Ouders hebben recht op inzage in het dossier van hun kind.
Scholen zijn verplicht om een privacyreglement
te hebben waarin vastgelegd is hoe wordt omgegaan met persoonlijke gegevens.
Het wordt ten zeerste aangeraden
om alle betrokkenen vooraf schriftelijk te informeren, hetzij in een gerichte
brief, hetzij in een duidelijke paragraaf in de schoolgids, waarbij ouders erop
geattendeerd moeten worden dat ze schriftelijk binnen een termijn van 6 weken
na toelating bezwaar kunnen aantekenen tegen het opnemen van informatie betreffende
hun kind in het LVS.
De technische ontwikkelaar van het
LVS is niet aansprakelijk voor het in handen raken van gegevens van onbevoegden.
Gelet op de veiligheidsvoorzieningen kan er alleen maar sprake zijn van onzorgvuldig
handelen van de betreffende school.
De digitale data in het LVS worden
per leerling na eerste inlog 5 jaar bewaard (mits er een licentie gekocht is
voor die 5 jaren; dus bij 1 jaar licentie worden de gegevens maar 1 jaar bewaard!).
Wanneer er door de psycholoog in
opdracht van de school (als externe opdrachtgever) psychologisch onderzoek wordt
gedaan dan hebben de ouders recht op inzage en blokkering alvorens de rapportage
aan de school wordt uitgebracht (III.2.7 beroepscode voor psychologen)
Ondergetekende c.q. ontwikkelaar
van dit LVS heeft geen professionele relatie met de ouders en leerlingen, dus
er is ook geen sprake van professionele verantwoordelijkheid. Dit geldt echter
wel voor de gebruikers van het lvs. Het is derhalve sterk aanbevolen uitermate
zorgvuldig om te gaan met inlogcodes. Mocht er ooit sprake zijn van een onzorgvuldigheid
dan wordt geadviseerd de inlogcode door de beheerder te laten resetten en te
wijzigen. De inlogcode van leerkrachten die de school verlaten dienen direct
bij vertrek gereset te worden.
Het wordt aanbevolen de leerlinglijsten,
nadat ze door leerlingen handmatig ingevuld zijn, door schoolpersoneel te laten
invoeren. Het lvs is voor iedereen van het schoolpersoneel die daartoe door
de directie bevoegd verklaard wordt toegankelijk. De personen die bevoegd verklaard
worden door de directie krijgen allemaal een inlogcode/wachtwoord. Daarbij dient
de directie goed nota te nemen van het geschrevene onder 'privacy'. Ingevoerde
gegevens zijn na invoering (opslaan) dus ook echt ingevoerd. Men dient zorgvuldig
te werk te gaan.
