Algemeen: Bij POBOS BV wordt (sedert de start in 1998 al) voor de behandeling start een intakeformulier ingevuld. Daarin wordt gewezen op de huisregels en o.a. ook op het vernietigen van het dossier na de behandeling. Door middel van het plaatsen van de handtekening geeft de cliënt aan akkoord te zijn met het vernietigen van het dossier na stop van behandeling behoudens hij expliciet aangeeft niet akkoord te gaan met het vernietigen van het dossier. Tijdens het intakegesprek wordt dit ook nog eens aan de orde gesteld! In verband met controle door de zorgverzekeraar en de belastingdienst worden declaratie-gegevens bewaard voor de periode die opgenomen is in de contracten (doorgaans 3 jaar). Het vernietigingsrecht van de cliënt gaat boven de bewaarplicht van de psycholoog. Het verzoek tot vernietiging moet wel bewaard worden. Elke client ontvangt (digitaal) een samenvattend verslag van de diagnostiek en het behandelplan. 

Wat zit in een dossier?

1. Verwijzing
2. Intakeformulier
3. Vragenlijsten
4. Psychodiagnostisch verslag met uitslagen van vragenlijsten, diagnose, behandelplan.
5. Aantekeningen van de psycholoog
6. Eventuele correspondentie
7. Verzoek niet vernietigen dossier 
8. Consult-overzicht

Ad 1-2-3-7-8: De client wordt geadviseerd zelf een kopie te maken van deze stukken en goed te bewaren.

Ad 4 Client krijgt zelf altijd een verslag hiervan. Client wordt geadviseerd zelf een kopie te maken van dit verslag en goed te bewaren.

Ad 5 Deze stukken zijn persoonlijk eigendom van de psycholoog en niet voor derden bestemd.

Algemeen: Indien client een kopie van het dossier opvraagt wordt  het genoemde onder 4 een keer kosteloos verstrekt. Het genoemde onder 1-2 en 3 kan verstrekt worden tegen betaling van een eenmalige bijdrage van 25 euro (tarief voor dossierstukken sorteren, kopieren).

Client heeft het recht het dossier in te kijken voor wat betreft ad 1,2 ,3 en 6, 7 en 8.

Een kopie van het dossier wordt niet verstrekt aan derden.

Ad 8: Een consultoverzicht is op aanvraag digitaal verkrijgbaar voor de client zelf alsook voor de zorgverzekeraar in geval van een materiele controle in het jaar van de behandeling zelf tot en met 1 jaar na het afsluiten van de behandeling.

Psychodiagnostisch Verslag

Iedereen die in behandeling is ontvangt een kort verslag (1A4-formaat) met daarbij de vermelding van de naam van de verwijzer van de verwijsbriefbrief, de startdatum, de namen van de afgenomen en nagekeken vragenlijsten,  de diagnose en het soort behandelplan (bv cognitieve therapie, struktureringstherapie, EMDR, exposure, begeleidingsgesprekken).  Dit verslag kan client gebruiken om bijvoorbeeld te overhandigen aan de huisarts en/of aan een bedrijfsarts of verzekeringsarts (van het UWV).

Psychodiagnostisch Rapport

Een psychodiagnostisch rapport is uitgebreider dan een verslag. In een rapport wordt naast de zaken genoemd in het verslag een korte anamnese opgenomen, een beschrijving van bv een voorval of aanleiding voor behandeling, de scores op afgenomen vragenlijsten (met eventuele profielen) en eventuele vergelijkingen van meerdere perioden.

Een psychodiagnostisch rapport:

1. Kan niet gedeclareerd worden bij een zorgverzekeraar en komt ten laste van de client zelf tegen uurtarief. Bij clienten die al langer in behandeling zijn voor een chronische zorgvraag kan POBOS BV een psychodiagnostisch rapport kosteloos maken echter dit is geen recht maar een uitzondering welke door POBOS BV alleen schriftelijk overeengekomen wordt.
2. Wordt specifiek gemaakt voor het UWV en/of voor een GGD-arts indien hier expliciet om gevraagd wordt en alleen in een procedure waarin client een schriftelijke machtiging heeft ondertekend. Deze ondertekende machtiging moet via de betreffende arts ontvangen zijn met een bijbehorende formele brief van de instantie alsook met toestemming van de betreffende arts/instantie om het uurtarief te mogen declareren. NB: Niet te verwarren met het normale tarief voor informatie-overdracht conform NZa-code voor informatie op hoofdlijnen (1-2 A4 /circa 30 minuten werk).
3. Kan alleen op feitelijkheden (onjuistheden in NAW gegevens, anamnestische-historische gegevens) gecorrigeerd worden, dus niet in diagnose-gegevens.
4. Wordt gemaakt door de hoofdbehandelaar en staat nooit en te nimmer onder regie van een ander. De hoofdbehandelaar maakt dit conform de Beroepscode NIP.
5. Wordt niet gemaakt voor een primair juridisch doeleind.*

*Op het moment dat een client een jurist inschakelt in een procedure verleent POBOS BV geen medewerking aan het verstrekken van gegevens aan derden en dient client zelf zorg te dragen voor het doorgeven van ontvangen stukken. Daarbij is client zelf verantwoordelijk voor het bewaren van ontvangen stukken en/of het gemaakt hebben van een kopie van  bv. ingeleverde vragenlijsten, intakeformulier, ontvangen verslagen en andere dossierstukken (zie ook dossier) . Ook met een machtiging van client verstrekt POBOS BV geen informatie aan juristen. Op het moment dat een client een jurist inschakelt krijgt de relatie zorgverlener-patient een ander accent en kiest POBOS BV er voor bewust terughoudendheid in acht te nemen. Een behandelend psycholoog maakt een psychodiagnostisch verslag puur over de geestelijke klachten en de diagnose  en doet dit als onafhankelijke deskundige. De psycholoog  doet niet aan waarheidsvinding en heeft geen enkele behoefte aan noch belang in het doen van uitspraken  over de feitelijke toedracht van bepaalde gebeurtenissen met betrekking tot de client. Zo’n oordeel verdraagt zich niet met de rolintegriteit en het beroepsgeheim van de psycholoog. Hij zal dus ook geen verklaringen opstellen en/of als getuige optreden in een zitting. De ervaring heeft geleerd dat inschakeling van juristen welhaast altijd leidt tot onwenselijke verschuivingen in de behandelrelatie en hiermee samenhangende perikelen.